Jak wynika z danych Państwowej Inspekcji Pracy już ponad 1500 firm wprowadziło elastyczny czas pracy. Większość z nich to przedsiębiorstwa produkcyjne. Nowe możliwości wykorzystało już m.in. 238 pracodawców z Katowic i 227 z Poznania.

Mijają 2 lata od czasu wprowadzenia możliwości wdrożenia elastycznego czasu pracy w przedsiębiorstwach. Zmiany umożliwiają wydłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy z 4 do 12 miesięcy oraz wprowadzenie ruchomego czasu pracy. Pracodawcy, chcąc wdrożyć te rozwiązania w swoich przedsiębiorstwach, muszą zawrzeć porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli ich nie ma, to z przedstawicielami pracowników (art. 150 § 3 pkt 1 i 2 Kodeksu Pracy). Z udogodnień związanych z elastycznym czasem pracy dotychczas skorzystały przede wszystkim duże i średnie firmy (łącznie 1000), zwłaszcza w przemyśle przetwórczym, handlu i budownictwie.

Elastyczny, czyli korzystny

Elastyczny czas pracy przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Ci pierwsi podkreślają pewność zatrudnienia (wydłużony okres rozliczeniowy czasu pracy, gwarantowana pensja w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w okresach przestoju) oraz możliwość elastycznego dostosowania czasu pracy do spraw prywatnych (opieka nad dziećmi, sprawy urzędowe itp.). Dla pracodawców ważne są z kolei utrzymanie płynności działania firmy (zwłaszcza przy sezonowych zmianach wolumenu produkcji) oraz redukcja godzin nadliczbowych.

– Pracodawcy, którzy decydują się na przyjęcie elastycznego czasu pracy, wprowadzają go ostrożnie, jednak jako rozwiązanie kompleksowe – mówi Maciej Kabaciński, dyrektor pionu HR z firmy Quercus zajmującej się wdrażaniem systemów SAP, m.in. w obszarze kadrowo-płacowym. – Kwestie, które trzeba rozważyć, to okres rozliczania czasu pracy, ustalenie pensji minimalnych na tzw. okres postoju, opracowanie nowego planu pracy, ewidencja czasu pracy, powiązanie jej z planem urlopów itp. Zwykle wiąże się to z przebudową lub nawet całkowitą zmianą systemu zarządzania kadrami w firmie – dodaje.

Elastyczny, czyli wymagający zmian

Elastyczny czas pracy nie wpływa na prawo pracownika do 11-godzinnego dobowego odpoczynku, czyli do przerwy pomiędzy zakończeniem pracy a jej rozpoczęciem. W sytuacji, gdy każdy dzień pracy może rozpoczynać się o innej godzinie, przestrzeganie tego wymogu może być kłopotliwe. – Między innymi dlatego w firmach z elastycznym czasem pracy wprowadzane są rozwiązania systemowe pozwalające na efektywne zarządzanie tego typu danymi w czasie rzeczywistym. Pamiętajmy, że zmiana czasu pracy przekłada się także na wynagrodzenia. W systemach zintegrowanych, jak np. SAP HR, płace naliczane są automatycznie, a zmiany wprowadzane raz (dla wszystkich pracowników lub dla grupy – jeśli tylko konkretnej grupy, np. pracowników produkcji, zmiany dotyczą) – podkreśla dyrektor pionu HR Quercus.

Systemowe wprowadzenie elastycznego czasu pracy może wymagać uruchomienia nowego mechanizmu ewidencjonowania czasu pracy połączonego z systemem rozliczania faktycznego czasu pracy oraz z uwzględnieniem wymogów prawnych dotyczących m.in.: gwarantowanych przerw, zmian w raportowaniu oraz ustalaniu harmonogramu.

– Wbrew pozorom przejście na elastyczny czas pracy wymaga zmian nie tylko w obszarze jego ewidencjonowania i rozliczania. Trzeba także przewidzieć i uwzględnić zmiany w innych procesach zachodzących w przedsiębiorstwie, jak np. wydawanie posiłków, planowanie urlopów, ustalanie przerw konserwacyjnych itp. To wygodna, często opłacalna forma zmiany trybu pracy przedsiębiorstwa. Z doświadczenia wiem, że wymaga podejścia systemowego, holistycznego, w którym uwzględnia się specyfikę firmy, a nie tylko wdraża moduł A lub B – wyjaśnia Maciej Kabaciński.

Ekspert Quercus radzi, aby w ramach wdrażania nowych rozwiązań zaplanować także szkolenia dla pracowników: – Inny sposób planowania pracy sprawia, że wiele zadań z tym związanych spada bezpośrednio na kierowników zmiany, mistrzów działów czy zespołów. Trzeba dać im narzędzia przystosowane do tego, aby wypełnianie nowych obowiązków nie zabierało wiele czasu i było efektywne.

Elastyczny czas pracy jest tak naprawdę narzędziem efektywnego zarządzania firmą. Pozwala na lepsze planowanie procesów, umożliwia wykorzystywanie dobrej koniunktury i „przeczekiwanie” słabszych miesięcy. Zapewnia stabilność zatrudnienia, prowadzi do redukcji liczby nadgodzin. Jest idealnym rozwiązaniem zwłaszcza dla firm, w których wahania sezonowe są bardzo odczuwalne. Przynosi wiele korzyści pracownikom, ale przede wszystkim pracodawcom. Pod warunkiem że od strony technologicznej jest wprowadzany roztropnie i systemowo.